Sistema alfabetico y numerico

1081 palabras 5 páginas
-SISTEMA ALFABETICO
*organización
*guías principales
*guías secundarias o auxiliares
*guías especiales auxiliares
*expedientes individuales
*expediente misceláneo
*procedimiento para archivar
-SISTEMA NUMERICO
*organización
*archivo alfabético misceláneo
*catalogo auxiliar o índice de tarjetas

SISTEMA ALFABETICO
La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético, que es el mas utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora, es fundamental para la localización rápida de os documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para
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El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabético misceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad.
Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le concede ventajas, como los siguientes:
1Permiten una rápida identificación y secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
2Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen limite
3Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que esta es la finalidad de un buen sistema de archivo.

ORGANIZACIÓN
Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo alfabético, misceláneo y catalogo auxiliar o índice de tarjetas.
Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas: A) En posición escalonada de izquierda hacia derecha B) En las posiciones primero y segundo, y todos los membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posición. C) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha
Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente que llevaran el mismo encabezamiento con un

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